После написания и оформления диссертации начинается процесс подготовки к ее защите, который состоит из следующих этапов:

1) предварительное рассмотрение диссертации по месту ее выполнения (предзащита);

2) составление автореферата диссертации;

3) представление диссертации в специализированный ученый совет, рассылка автореферата; 

4) подготовка соискателя к защите своей диссертации;

5) процедура публичной ее защиты.

Каждый этап этого процесса имеет свою специфику.

Когда диссертация полностью закончена и соответствующим образом оформлена, она подается для рассмотрения на заседании кафедры или отдела (лаборатории) вуза, в котором была выполнена.

К такому заседанию готовится текст диссертации и все научные труды, в которых напечатаны результаты диссертационного исследования, а также первичные документы, которые отражают процесс экспериментальной или опытной работы.

Вывод учреждения, в котором выполнена диссертация, с первой и очень важной ее экспертизой с точки зрения соответствия диссертации требованиям «Порядка присуждения научных ступеней и присвоения ученых званий», утверждается ректором (директором) или проректором (заместителем директора) по научной работе, которые несут персональную ответственность за качество, объективность и сроки подготовки вывода. Этот вывод является практически единственным документом, в котором отмечаются такие аспекты, как творческий путь соискателя в науке, его участие в решении поставленных перед коллективом научных и практических задач, личный взнос в публикации, выполненные в соавторстве, степень его научной зрелости, результаты внедрения научных достижений в практику и их значимость для народного хозяйства и т.п.

Для получения вывода по диссертации соискателю следует подать соответствующее заявление ректору (директору) учреждения. К заявлению добавляются три экземпляра диссертации и три напечатанных экземпляра автореферата диссертации.

Руководитель учреждения определяет порядок рассмотрения и обсуждения диссертационной работы на уровне семинара или расширенного заседания кафедры (отдела), при этом назначаются рецензенты и устанавливаются сроки предоставления вывода.

После изучения диссертации рецензентами руководитель семинара или заведующий кафедры (отдела) готовит в установленном порядке распоряжение по учреждению. В нем определяется круг научных работников, которые обязательно должны взять участие в обсуждении работы, назначается комиссия для составления отзыва, ученый секретарь заседания, указываются рецензенты работы, время и место проведения заседания и т.п. В состав комиссии для составления  вывода обязательно входят руководитель заседания, рецензенты работы и ученый секретарь, а при необходимости еще и другие специалисты. Соответствующее распоряжение подписывается ректором (директором) учреждения и доводится до сведения всех названных в нем специалистов под роспись на одном из экземпляров распоряжения.

Если в учреждении функционирует специализированный ученый совет для защиты диссертаций по специальности, по которой подготовлена диссертация, то необходимо пригласить на заседание семинара или кафедры (отдела) членов этого совета с целью более детального ознакомления их с диссертацией.

Обсуждение диссертационной работы проходит в традиционном порядке. Это значит, что диссертант делает доклад с использованием иллюстративных материалов (плакаты, чертежы, слайды, образцы, макеты и т.п.). Длительность доклада: для кандидатской диссертации не более 20-25 минут, для докторськой – не более 35-40 минут. Разъяснение отдельных положений, выводов и особенностей работы осуществляется в форме вопросов и ответов. Количество вопросов не регламентируется. Рецензенты должны четко и конкретно изложить участникам заседания положительные и отрицательные стороны работы. Особенно это касается основных научных положений диссертации, их достоверности и обоснованности. Вывод рецензента относительно работы должен быть однозначным (положительный или отрицательный). В обсуждении работы могут принять участие все присутствующие на заседании, в том числе и лица, которые не были названы в официальном распоряжении по учреждению.

Вывод учреждения оформляется в форме протокола семинара или расширенного заседания кафедры (отдела) в соответствии с общепринятым порядком. Протокол сохраняется в отчетной документации факультета или соответствующей кафедры (отдела).

Резолюция протокола окончательно формулирует вывод учреждения относительно кандидатской или докторской диссертации соискателя согласно требованиям «Порядка присуждения научных ступеней и присвоения ученых званий». При этом обязательно указываются фамилия, имя, отчество соискателя, а также тема диссертационной работы.

Далее в протоколе излагается сущность вывода, который должен содержать составляющие, которые на основании конкретных материалов характеризуют уровень выполненной диссертационной работы:

Актуальность темы (проблемы) и ее связь с планами научных работ учреждения. Здесь коротко и убедительно излагается актуальность задания или проблемы, которая решается, для той или иной отрасли промышленности, социальной сферы и т.п. Приводится перечень полных названий выполненных научно-исследовательских работ с номерами их государственной регистрации, в рамках которых подготовленно диссертацию. Следует отметить уровень участия диссертанта в выполненных работах (исполнитель, ответственный исполнитель, руководитель и т.п.).

Если выполненная научная работа была частью какой-то государственной или отраслевой научной программы, то это нужно обязательно отметить, то есть привести шифр и название программы.

Формулировка научной задачи (проблемы), новое решение которой получено в диссертации. В кандидатской диссертации формулируется научное задание, в докторской – научная проблема. Формулировка научного задания составляется из совокупности новых научных положений, полученных автором в диссертации и вынесенных на защиту. Необходимо четко формулировать, какая научная проблема (или задание) решена, в чем именно заключается ее решение и для чего используется это решение в прикладном (практическому) плане. Это и будет той главной формулой диссертации, за которую присуждается научная степень.

Научные положения, разработанные лично диссертантом, и их новизна. Каждое полученное новое научное положение формулируется конкретно и четко в виде научного результата, при этом обязательно подчеркивается, в чем именно заключается новизна относительно ранее известных научных результатов.

Очень часто при формулировке научного положения допускается ошибка, когда что-то, поданное как новое, записывается в виде аннотации, то есть констатируется факт, что оно является новым, а сущность новизны не раскрывается.

Новым научным положением, например, может быть раскрыта природа явления, закономерность, установленная особенность, механизм, аналитическая или статистическая зависимость, разработанная модель и т.п.

Новый научный результат является базой (основой) определения того, почему нужно решать те или иные прикладные вопросы именно так, а не иначе.

Обоснованность и достоверность научных положений, выводов и рекомендаций, которые защищаются. Здесь необходимо показать и убедить специалистов в том, что сформулированные научные положения, выводы и рекомендации достоверны, то есть соответствует объективной реальности. Проще говоря, нужно доказать, что все получены результаты не ошибочны и что диссертант не выдает желаемое за действительное. Это значит, например, что нужно продемонстрировать корректность использования фундаментальных наук в решении прикладных проблем, показать, насколько правильными и достаточными являются данные экспериментальных исследований и так далее.

Научное и практическое значение работы. Научное значение работы излагается таким образом, чтобы показать роль полученных новых научных положений в развитии того или иного научного направления или проблемы (в качественном или количественном плане, по полноте и глубине познания явлений, механизмов взаимодействия и т.п.).

Практическое значение работы должно четко и конкретно (буквально по пунктам) отвечать на вопрос, что дает выполненная работа для практики (новые способы, технологии, вещества, устройства, машины и т.п.).

Использование результатов работы. В выводе приводятся сведения относительно внедрения в отрасли или в других видах практической человеческой деятельности страны научных и прикладных результатов работы. Отмечается, в чем и как проявилось это использование, где и когда, что при этом получено в техническом, экономическом, социальном или экологическом плане. Следует отметить, что на момент защиты диссертации не обязательно, чтобы все прикладные результаты подготовленной диссертации были реализованы на практике. Достаточность внедрения результатов работы на момент ее защиты определяет специализированный ученый совет, который принимает работу для предварительного рассмотрения и решает вопрос относительно возможности ее защиты.

В отдельных случаях специализированная ученый совет может принять работу к защите и без любой апробации ее результатов на практике. Это касается тех работ, которые открывают новые перспективные направления научного познания и представвляют собой значительный теоретический вклад в их развитие.

Полнота изложения материалов диссертации в публикациях и личный взнос автора в них. Согласно требованиям ВАК Украины основные научные и прикладные результаты работы должны быть опубликованными в профессиональных научных изданиях, перечень которых утверждает ВАК. Поэтому необходимо с учетом требований действующих стандартов привести перечень таких публикаций, указывая при этом всех соавторов опубликованного научного труда.

Если труд опубликован вместе с соавторами, необходимо четко, коротко и конкретно указать, что именно в данной работе принадлежит лично автору диссертации, которая защищается. Нельзя подавать личный взнос автора в виде процента текста, который написан им лично. Например, недопустимо писать: «В этой статье 65% результатов получено автором».

В завершение перечня трудов делают вывод относительно полноты отображения основных результатов диссертации в публикациях.

Специализированы ученые совета могут принимать к защите диссертации на получение научной степени кандидата наук при наличии не менее 3 публикаций в научных профессиональных журналах, а также в других периодических научных профессиональных изданиях Украины (их перечень утверждает ВАК Украины) и других стран.

Апробация материалов диссертации на научных конференциях, конгрессах, симпозиумах, семинарах, школах и тому подобное является обязательной. Причем необходимо обратить внимание на то, что согласно приказу председателя ВАК Украины от 10 декабря 2005 года № 650 любые печатные труды (тезисы, доклады, материалы и тому подобное) конференций, конгрессов, симпозиумов, семинаров, школ и тому подобное являются свидетельством апробации диссертационной работы и принадлежат к опубликованным трудам, которые дополнительно отображают научные результаты диссертации.

Обязательным требованием к научным публикациям соискателя является наличие в одном выпуске (номере) журнала (или другого печатного издания) не больее одной статьи соискателя по теме диссертации.

Оценка языка и стиля диссертации. Диссертация и автореферат должны быть написаны грамотно, а стиль изложения материалов исследований, научных положений, выводов и рекомендаций – обеспечивать легкость и доступность их восприятия.

Неграмотно написанные и неряшливо оформленные диссертации приниматься к защите не могут.

Соответствие содержания диссертации специальности, по которой она подается к защите. ВАК Украины утвердил паспорта каждой специальности, в которых достаточно четко и однозначно указаны соответствующие направления исследований. Неправильное определение специальности, по которой выполнена диссертация, приводит к целому ряду трудностей в процессе ее экспертизы, начиная от представления к защите и заканчивая рассмотрением на экспертном совете ВАК Украины. Это может быть причиной отказа в выдаче диплома.

Рекомендация диссертации к защите. Делается однозначный вывод в целом относительно соответствия или несоответствия работы, которая рассматривается, требованиям «Порядка» и дается рекомендация относительно возможности представления ее в специализированный ученый совет для предыдущего рассмотрения и защиты. При этом приводятся результаты открытого голосования участников семинара или расширенного заседания кафедры (отдела) с указанием количества лиц, которые подали голоса «за» или «против» такой рекомендации.

Необходимо отметить, что даже при негативном выводе учреждения, где выполнена работа, диссертант имеет право подать работу в установленном порядке в специализированный ученый совет.

Если в выводе учреждения, где выполнена работа, указывается, что диссертант присвоил и использовал чужие материалы исследований, то есть имеется плагиат, то такая диссертация специализированным ученым советом не принимается даже для предварительного рассмотрения.

Вывод подписывает руководитель семинара или заведующий кафедры (отдела) и ученый секретарь с указанием их научных степеней и ученых званий и утверждает руководитель учреждения, подпись которого удостоверяется печатью. Такой вывод имеет ограниченный срок действия (один год), потому он обязательно датируется.

Два экземпляра утвержденного вывода получает соискатель, а третий приобщается к соответствующему делу и хранится в установленном порядке.